Digitale Rechnungseingangsprüfung, alle Rechnungen an einem Ort.

Der PDF-Text wird extrahiert und von einem KI-Modell in Kopfdaten und Einzelpositionen strukturiert. Erkannte Felder lassen sich jederzeit prüfen und korrigieren – Sie behalten die volle Kontrolle.

Automatisch wird geprüft, ob Netto + USt = Brutto ergibt, ob die Summe der Positionen zu den Kopfbeträgen passt und ob es sich um eine bereits erfasste Rechnung handelt. Abweichungen werden direkt markiert.

Erfasser, Prüfer, Freigeber und Administrator. Der Workflow führt jede Rechnung von OCR erkannt über In Prüfung bis Freigegeben – mit serverseitiger Rollenprüfung bei jedem Statuswechsel.

DATEV-EXTF-CSV, eine DATEV-XML-Vorschau sowie SAP-kompatibles JSON. So lassen sich geprüfte Rechnungen ohne Medienbruch in die Buchhaltung übernehmen.

Ja. Jede Feldänderung wird mit Vorher-/Nachher-Wert protokolliert, dazu kommen alle Workflow-Ereignisse. So entsteht ein lückenloser, revisionssicherer Audit-Trail. Das Verfahren orientiert sich an den GoBD und den Muster-Verfahrensdokumentationen von BStBK, DStV und AWV.

Ersetzendes Scannen meint die bildliche Erfassung von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originale. Nach den GoBD (Rz. 130/136/140) und der Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden – Ausnahmen sind im Original aufzubewahrende Unterlagen wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse oder bestimmte Urkunden.

Ja. Die GoBD (Rz. 34) verlangen eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess von Belegeingang bis Archivierung nachvollziehbar beschreibt. Durch die lückenlose Protokollierung von Erfassung, Prüfung und Freigabe liefert die Lösung die nötigen Nachweise; als Vorlage dienen die Muster von BStBK/DStV (ersetzendes Scannen) und AWV (Belegablage).

Buchungsbelege und Rechnungen sind grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Über den gesamten Zeitraum müssen die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können.